Notion vs. Trello vs. ClickUp: mikä sopii side hustlerille?

Projektinhallinta on side hustlen menestyksen avain. Mutta mikä työkalu sopii juuri sinulle?

Testasin 6 kuukautta kaikkia kolmea. Tässä rehellinen vertailu ja suositukset.

Miksi tarvitset projektinhallintaa?

Ilman järjestelmää:

• Tehtävät unohtuvat
• Deadlinet menevät ohi
• Asiakkaat ärsyyntyvät
• Stressi kasvaa
• Tulot kärsivät

Hyvän järjestelmän kanssa:

• Kaikki hallinnassa
• Asiakkaat tyytyväisiä
• Enemmän aikaa tuottavaan työhön
• Parempi maine
• Korkeammat hinnat

Side hustlen erityistarpeet:

• Yksinkertainen käyttöönotto
• Edullinen hinta
• Mobiilisovellus
• Asiakasyhteistyö
• Skaalautuvuus

Trello: Yksinkertainen ja visuaalinen

Hinnat:

• Ilmainen: 10 taulua, perustoiminnot
• Standard (5 €/kk): Rajaton määrä tauluja
• Premium (10 €/kk): Kalenterinäkymä, lisäosat
• Enterprise (17.50 €/kk): Tiimihallinta

Vahvuudet:

• Helppo oppia (5 minuutissa)
• Visuaalinen Kanban-taulu
• Hyvä mobiilisovellus
• Paljon integraatioita
• Aktiivinen yhteisö

Heikkoudet:

• Rajoitetut raportit
• Ei aikataulutusta
• Ei resurssinhallintaa
• Vaikea suurissa projekteissa
• Ei sisäänrakennettua ajanseurantaa

Paras käyttötarkoitus:

• Yksinkertaiset projektit
• Visuaaliset ihmiset
• Tiimityö asiakkaiden kanssa
• Luovat projektit
• Aloittelijat

Käytännön esimerkki:

Taulu: "Asiakkaan verkkosivuprojekti"
Listat: Ideat | Suunnittelu | Toteutus | Testaus | Valmis

Kortit:
- Logo-suunnittelu (deadline 15.3)
- Sisällön kirjoittaminen
- Kuvien optimointi
- Responsiivisuuden testaus

Notion: All-in-one työtila

Hinnat:

• Ilmainen: Henkilökohtainen käyttö
• Plus (8 €/kk): Pienet tiimit
• Business (15 €/kk): Yritykset
• Enterprise (räätälöity): Suuret organisaatiot

Vahvuudet:

• Kaikki yhdessä paikassa
• Mukautettavat tietokannat
• Hyvä dokumentaatio
• Tehokkaat mallit
• Monipuoliset näkymät

Heikkoudet:

• Jyrkkä oppimiskäyrä
• Voi olla hidas
• Liikaa vaihtoehtoja
• Mobiilisovellus kömpelö
• Vaikea jakaa asiakkaille

Paras käyttötarkoitus:

• Monipuoliset tarpeet
• Dokumentaation hallinta
• Tietokannat ja CRM
• Sisällöntuotanto
• Henkilökohtainen järjestelmä

Käytännön esimerkki:

Sivut:
- Projektit (tietokanta)
- Asiakkaat (tietokanta)
- Tehtävät (tietokanta)
- Dokumentit
- Talouslaskelmat

Näkymät:
- Kanban-taulu
- Kalenteri
- Taulukko
- Galleria

ClickUp: Tehokas ja monipuolinen

Hinnat:

• Ilmainen: 100 MB, perustoiminnot
• Unlimited (7 €/kk): Rajaton tallennustila
• Business (12 €/kk): Edistyneet ominaisuudet
• Enterprise (19 €/kk): Yritysominaisuudet

Vahvuudet:

• Kattavat ominaisuudet
• Hyvä ajanseuranta
• Monipuoliset raportit
• Automaatiot
• Hyvä asiakastuki

Heikkoudet:

• Monimutkainen aloittelijalle
• Voi tuntua ylikuormittavalta
• Hinta nousee nopeasti
• Joskus bugeja
• Liikaa notifikaatioita

Paras käyttötarkoitus:

• Monimutkaiset projektit
• Ajanseuranta tärkeää
• Tiimityö
• Asiakasraportointi
• Kasvavat yritykset

Käytännön esimerkki:

Hierarkia:
Workspace > Space > Folder > List > Task > Subtask

Näkymät:
- List (tehtävälista)
- Board (Kanban)
- Calendar (kalenteri)
- Gantt (aikajana)
- Timeline (projektin eteneminen)

Vertailutaulukko

Ominaisuus	Trello	Notion	ClickUp
Helppokäyttöisyys	⭐⭐⭐⭐⭐	⭐⭐	⭐⭐⭐
Ominaisuudet	⭐⭐⭐	⭐⭐⭐⭐	⭐⭐⭐⭐⭐
Hinta-laatusuhde	⭐⭐⭐⭐	⭐⭐⭐⭐⭐	⭐⭐⭐
Mobiilisovellus	⭐⭐⭐⭐	⭐⭐	⭐⭐⭐
Asiakasyhteistyö	⭐⭐⭐⭐⭐	⭐⭐⭐	⭐⭐⭐⭐
Skaalautuvuus	⭐⭐	⭐⭐⭐⭐	⭐⭐⭐⭐⭐
Ajanseuranta	⭐	⭐⭐	⭐⭐⭐⭐⭐
Raportit	⭐⭐	⭐⭐⭐	⭐⭐⭐⭐⭐

Käyttötapaukset side hustlessa

Freelance-graafikko:

• Trello: Yksinkertaiset projektit, asiakasyhteistyö
• Notion: Portfolio, asiakastiedot, hinnoittelu
• ClickUp: Monimutkaiset kampanjat, ajanseuranta

Sisällöntuottaja:

• Trello: Sisältökalenteri, ideapankki
• Notion: Artikkelien kirjoittaminen, tutkimus
• ClickUp: Monikanavainen sisältöstrategia

Konsultti:

• Trello: Asiakasprojektien seuranta
• Notion: Tietopankki, metodit, mallit
• ClickUp: Asiakasraportointi, laskutus

Verkkokauppa:

• Trello: Tuotekehitys, markkinointi
• Notion: Tuotetiedot, toimittajat
• ClickUp: Tilausten käsittely, varasto

Käyttöönotto-opas

Trello (aloittelijalle):

1. Luo tili ja ensimmäinen taulu
2. Lisää listat: ”Tekemättä”, ”Työn alla”, ”Valmis”
3. Luo kortit tehtävistä
4. Lisää deadlinet ja vastuuhenkilöt
5. Kutsu asiakkaat mukaan

Notion (keskitaso):

1. Aloita valmiista mallista
2. Luo projektitietokanta
3. Lisää ominaisuuksia vähitellen
4. Rakenna dashboard
5. Automatisoi toistuvat tehtävät

ClickUp (edistynyt):

1. Suunnittele hierarkia etukäteen
2. Aseta tavoitteet ja mittarit
3. Konfiguroi automaatiot
4. Kouluta tiimi
5. Optimoi workflow

Integraatiot ja automaatiot

Trello:

• Butler (sisäänrakennettu automaatio)
• Zapier (1000+ integraatiota)
• Google Drive, Dropbox
• Slack, Microsoft Teams
• Time tracking -sovellukset

Notion:

• Zapier-integraatiot
• Google Calendar
• Figma, GitHub
• Slack-notifikaatiot
• API kehittäjille

ClickUp:

• 1000+ natiivi-integraatiota
• Zapier, Make.com
• Google Workspace
• Slack, Discord
• GitHub, GitLab

Kustannuslaskelma

Yksinyrittäjä (0-10 €/kk budjetti):

• Trello ilmainen: Riittää yksinkertaisiin projekteihin
• Notion ilmainen: Paras vastinetta rahalle
• ClickUp ilmainen: Rajoitettu mutta toimiva

Pieni tiimi (10-30 €/kk budjetti):

• Trello Standard: 5 €/kk, hyvä tiimityöhön
• Notion Plus: 8 €/kk, monipuolisin
• ClickUp Unlimited: 7 €/kk, eniten ominaisuuksia

Kasvava yritys (30+ €/kk budjetti):

• Trello Premium: 10 €/kk, lisäosat
• Notion Business: 15 €/kk, yritysominaisuudet
• ClickUp Business: 12 €/kk, edistyneet työkalut

Yleisimmät virheet

Virhe 1: Liian monimutkainen aloitus

• Ratkaisu: Aloita yksinkertaisesti
• Lisää ominaisuuksia vähitellen
• Keskity olennaiseen

Virhe 2: Ei kouluteta tiimiä

• Ratkaisu: Järjestä koulutussessio
• Luo selkeät ohjeet
• Tue käyttöönotossa

Virhe 3: Ei päivitetä säännöllisesti

• Ratkaisu: Aseta muistutukset
• Tee päivittäisestä rutiinia
• Delegoi vastuuta

Virhe 4: Väärä työkalu tarpeeseen

• Ratkaisu: Arvioi tarpeet uudelleen
• Testaa eri vaihtoehtoja
• Kysy muilta käyttäjiltä

Migraatio-opas

Trellosta Notioniin:

1. Vie Trello-data CSV:nä
2. Tuo Notionin tietokantaan
3. Luo uudet näkymät
4. Kouluta tiimi

Trellosta ClickUpiin:

1. Käytä ClickUpin tuontityökalua
2. Kartoita taulut Spaceihin
3. Aseta uudet automaatiot
4. Testaa workflow

Notionista ClickUpiin:

1. Vie tietokannat CSV:nä
2. Luo vastaava hierarkia
3. Aseta Custom Fields
4. Konfiguroi näkymät

Tulevaisuuden trendit

2025 ennusteet:

• AI-assistentit kaikissa
• Paremmat mobiilisovellukset
• Enemmän automaatiota
• Integraatiot syvenevät
• Hinnat vakiintuvat

Valmistautuminen:

• Opi perusteet hyvin
• Seuraa päivityksiä
• Testaa uusia ominaisuuksia
• Verkostoidu käyttäjien kanssa
• Pidä data siirrettävässä muodossa

Suositukseni

Aloittelijalle (0-6 kk kokemusta):
Trello – Helppo aloittaa, nopea käyttöönotto, ilmainen riittää pitkälle.

Keskitasolle (6-24 kk kokemusta):
Notion – Kasvaa mukana, monipuolinen, hyvä hinta-laatusuhde.

Edistyneelle (2+ vuotta kokemusta):
ClickUp – Kattavimmat ominaisuudet, skaalautuu hyvin, paras asiakasraportointi.

Tiimille:
ClickUp jos tarvitset ajanseurantaa ja raportteja, muuten Trello yhteistyöhön.

Budjettitietoiselle:
Notion ilmainen versio on paras vastinetta rahalle.

Älä jää jumiin valintaan. Kokeile ilmaisversioita ja valitse se, jota todella käytät. Paras työkalu on se, jota käytät johdonmukaisesti.