Paperikuitit katoavat ja haalistuvat. Digitaalinen kirjanpito säästää aikaa ja varmistaa, että tositteet säilyvät.
Väärä säilytys voi maksaa kalliisti verotarkastuksessa. Tässä turvallinen opas.
Digitaalisen kirjanpidon edut
Säästät aikaa:
- Ei tarvitse etsiä paperikuitteja
- Automaattinen luokittelu
- Nopea raporttien teko
- Helppo jakaminen tilitoimistolle
Säästät rahaa:
- Ei tulostus- ja säilytyskustannuksia
- Vähemmän tilitoimiston työtä
- Ei kadonneita kuitteja
- Automaattiset vähennykset
Säästät hermoja:
- Kaikki samassa paikassa
- Varmuuskopiot automaattisesti
- Ei haalistuvia kuitteja
- Helppo hakutoiminto
Lailliset vaatimukset
Kirjanpitolaki hyväksyy:
- Digitaaliset tositteet alkuperäisinä
- Skannattuja paperikuitteja
- Sähköiset laskut ja kuitit
- Pankkitiliotteet verkosta
Edellytykset:
- Tosite on luettavissa koko säilytysajan
- Ei saa muuttaa jälkikäteen
- Täytyy olla varmuuskopiot
- Järjestelmän on oltava luotettava
Säilytysajat:
- Tositteet: 6 vuotta
- Tilinpäätökset: 10 vuotta
- Palkkakirjanpito: 50 vuotta (jos työntekijöitä)
- ALV-tositteet: 6 vuotta
Parhaat sovellukset 2025
1. Procountor (15-45 €/kk)
- Täysi kirjanpito-ohjelma
- Automaattinen pankkiyhteys
- Laskutus mukana
- Tilitoimistointegraatio
- Sopii: Pienyrittäjille
2. Fiken (0-29 €/kk)
- Ilmainen perusversio
- Yksinkertainen käyttöliittymä
- Norjalainen, mutta suomeksi
- Hyvä aloittelijalle
- Sopii: Kevytyrittäjille
3. Netvisor (25-65 €/kk)
- Suomalainen ratkaisu
- Kattavat ominaisuudet
- Hyvä asiakastuki
- Integraatiot kauppoihin
- Sopii: Kasvavalle yritykselle
4. Zervant (0-24 €/kk)
- Ilmainen laskutus
- Yksinkertainen kirjanpito
- Hyvä freelancereille
- Helppo aloittaa
- Sopii: Aloittelijoille
5. Holvi (9-39 €/kk)
- Pankki + kirjanpito
- Automaattinen luokittelu
- Maksukortit mukana
- Yksinkertainen käyttö
- Sopii: Side hustlereille
Kuitin skannaus käytännössä
Hyvä kuva sisältää:
- Koko kuitti näkyy
- Teksti on luettavaa
- Päivämäärä selkeä
- Summa näkyy
- Myyjän tiedot
Skannausvinkit:
- Käytä hyvää valaistusta
- Pidä puhelin suoraan
- Älä ota varjoja
- Tarkista kuva ennen tallentamista
- Skannaa heti ostoksen jälkeen
Automaattiset sovellukset:
Receipt Bank (nyt Dext) (25 €/kk)
- Tekoäly lukee kuitit
- Automaattinen luokittelu
- Integroituu kirjanpito-ohjelmiin
- Toimii 180 maassa
Expensify (5-18 €/kk)
- SmartScan-teknologia
- Matkalaskut automaattisesti
- Kilometriseuranta GPS:llä
- Hyvä freelancereille
Pankkiyhteydet ja automaatio
Automaattinen kirjaus:
- Pankkitapahtumat siirtyvät suoraan
- Toistuvat maksut tunnistetaan
- Luokittelu oppii käytöstä
- Säästää 80% ajasta
Suomalaiset pankit:
- Nordea: Kaikki ohjelmat
- OP: Kaikki ohjelmat
- Danske: Useimmat ohjelmat
- Säästöpankit: Vaihtelee
- S-Pankki: Useimmat ohjelmat
Käyttöönotto:
- Kirjaudu pankkitunnuksilla
- Anna lupa tietojen hakuun
- Valitse tilit
- Määritä luokittelut
Kulujen luokittelu
Yleisimmät kategoriat:
- Toimistotarvikkeet
- Matkakulut
- Markkinointi
- Koulutus
- Vakuutukset
- Vuokrat
- Polttoaineet
Automaattinen tunnistus:
- K-Market → Toimistotarvikkeet
- Shell → Polttoaine
- Telia → Puhelin/Internet
- Ikea → Toimistotarvikkeet
- McDonald’s → Edustuskulut
Käsin luokittelu:
- Epäselvät tapahtumat
- Uudet toimittajat
- Sekatapahtumat
- Käteisnostot
Säilytys ja varmuuskopiot
Pilvipalvelut:
- Google Drive: 15 GB ilmaiseksi
- Dropbox: 2 GB ilmaiseksi
- OneDrive: 5 GB ilmaiseksi
- iCloud: 5 GB ilmaiseksi
Varmuuskopiostrategia:
- Pääkopio pilvipalvelussa
- Toinen kopio toisessa palvelussa
- Kolmas kopio paikallisesti
- Testaa palautus säännöllisesti
Kansiorakenne:
Kirjanpito 2025/
├── 01-Tammikuu/
│ ├── Ostot/
│ ├── Myynnit/
│ └── Matkakulut/
├── 02-Helmikuu/
└── Vuosi-ilmoitukset/Verottajan vaatimukset
Hyväksyttävä digitaalinen tosite:
- Alkuperäinen sähköinen muoto TAI
- Laadukas skannaus paperitositteesta
- Sisältää kaikki pakolliset tiedot
- Säilyy muuttumattomana
Pakolliset tiedot:
- Myyjän nimi ja Y-tunnus
- Ostajan tiedot
- Päivämäärä
- Tuotteet/palvelut
- Hinnat ja ALV
- Maksutapa
Ei hyväksytä:
- Huonolaatuisia kuvia
- Puutteellisia tietoja
- Muokattuja tositteita
- Epäselviä summia
Yleisimmät virheet
Virhe 1: Huono kuvanlaatu
- Summat eivät näy
- Päivämäärä epäselvä
- Myyjän tiedot puuttuvat
- Kuitti katkennut
Virhe 2: Myöhässä skannaus
- Kuitti haalistunut
- Kuitti kadonnut
- Tiedot unohtuneet
- Vaikea luokitella
Virhe 3: Väärä luokittelu
- Henkilökohtaiset ostokset työkuluiksi
- Väärä ALV-kanta
- Puutteelliset selitykset
- Sekoitetaan asiakkaat
Virhe 4: Ei varmuuskopioita
- Kaikki samassa paikassa
- Ei testata palautusta
- Vanhat tiedot katoavat
- Riippuvuus yhdestä palvelusta
Käytännön workflow
Päivittäin:
- Skannaa kuitit heti
- Luokittele automaattisesti
- Tarkista pankkitapahtumat
- Korjaa virheelliset luokittelut
Viikoittain:
- Tarkista kaikki tapahtumat
- Täydennä puuttuvat tositteet
- Päivitä asiakastiedot
- Vie tiedot tilitoimistolle
Kuukausittain:
- Tee kuukausiraportti
- Tarkista ALV-laskelmat
- Päivitä varmuuskopiot
- Siivoa vanhat tiedostot
Kustannusvertailu
Perinteinen kirjanpito:
- Paperitositteet: 50 €/vuosi
- Säilytys: 100 €/vuosi
- Tilitoimiston extra-työ: 300 €/vuosi
- Yhteensä: 450 €/vuosi
Digitaalinen kirjanpito:
- Sovellus: 180 €/vuosi
- Pilvipalvelu: 60 €/vuosi
- Säästö tilitoimistossa: -200 €/vuosi
- Yhteensä: 40 €/vuosi
Säästö: 410 € vuodessa
Tulevaisuuden trendit
Tekoäly kehittyy:
- Parempi tekstintunnistus
- Automaattinen luokittelu
- Ennustava analytiikka
- Älykkäät suositukset
Integraatiot lisääntyvät:
- Verkkokaupat → kirjanpito
- Maksupäätteet → kirjanpito
- CRM → kirjanpito
- Projektinhallinta → kirjanpito
Reaaliaikaisuus:
- Välitön kirjaus
- Live-raportit
- Automaattiset hälytykset
- Ennakoiva verolaskenta
Digitaalinen kirjanpito on tulevaisuutta. Aloita pienestä ja kehitä järjestelmää vähitellen. Säästät aikaa, rahaa ja hermoja.
