Notion vai Trello – kumpi kannattaa valita?
Notion ja Trello näyttävät ensi silmäyksellä samantyyppisiltä, mutta tekevät eri asioita. Kumpi sopii sinun työtapoihisi?
Mitä ne ovat?
Trello on Kanban-tauluihin perustuva tehtävienhallintasovellus. Vedä ja pudota -kortit liikkuvat sarakkeesta toiseen. Yksinkertainen, nopea oppia, tehokas päivittäisessä käytössä.
Notion on monitoiminen työtila. Se yhdistää dokumentit, tietokannat, wikisivut ja projektinhallinnan yhteen alustaan. Notion on samalla kertaa muistio, asiakastietokanta, laskutusseuranta ja projektinhallinta.
Ne ovat eri työkaluja joilla on eri käyttötapaukset.
Vertailutaulukko
| Ominaisuus | Notion | Trello |
|---|---|---|
| Hinta | Ilmainen (rajoitettu) / €8/kk | Ilmainen (rajoitettu) / €5/kk |
| Käyttötapaus | Monimutkainen | Yksinkertainen |
| Oppimiskäyrä | Jyrkempi | Matala |
| Tietokannat | Kyllä | Ei (Power-Up-laajennuksilla) |
| Kaavat | Kyllä | Rajoitettu |
| Yhteistyö | Kyllä | Kyllä |
Notionin vahvuudet
Notion loistaa kun tarvitset rakenteista tietoa.
Tietokantataulukot ovat Notionin ydinominaisuus. Voit rakentaa asiakastietokannan, seurata laskutuksia, pitää yllä projektien etenemistä kaikki samassa paikassa. Kaavaominaisuudet mahdollistavat automaattisia laskelmia, kuten myyntikate tai tuntilaskenta.
Käytännön esimerkki: konsultti tai freelancer voi rakentaa yhden Notion-tietokannan jossa jokainen asiakas on oma rivinsä. Samalle riville tulee tunnit, laskutettu summa, maksupäivä ja tila - kaikki näkyy yhdellä silmäyksellä. Erillisiä Excel-taulukoita tai laskutussovelluksia ei tarvita.
Wiki-tyyppinen dokumentaatio toimii loistavasti, jos sinulla on paljon tietoa jota pitää järjestää: prosessit, SOP-dokumentit, tuotekuvaukset. Notionissa luot sivuja jotka linkittyvät toisiinsa ja muodostavat kokonaisen tietopohjan.
Dataviews mahdollistavat monimutkaisia suodatuksia ja näkymiä useista tietokannoista. Tämä on Notionin tehokkain ominaisuus, mutta vaatii opettelua.
Trellon vahvuudet
Trello voittaa yksinkertaisuudessa.
Viiden minuutin opettelulla osaat käyttää sitä. Kanban-näkymä on toteutettu paremmin kuin missään muussa sovelluksessa. Kortit liikkuvat nopeasti, sarakkeet ovat selkeitä.
Freelancerin viikkosuunnittelu on Trellon parhaita käyttötapoja. Taulu jakautuu neljään sarakkeeseen: “Tehtävät”, “Käynnissä”, “Odottaa hyväksyntää” ja “Valmis”. Jokainen työtilaus on kortti, jonka voi siirtää eteenpäin sekunnissa. Ei konfigurointia, ei oppimista - se vain toimii.
Power-Up-laajennukset lisäävät toiminnallisuutta: Calendar-näkymä, Maps-integraatio, aikajana. Nämä muuttavat Trellon monipuolisemmaksi ilman että peruskäyttö monimutkaisuu.
Integraatiot Slackin, Google Driven ja Dropboxin kanssa toimivat hyvin. Jos käytät jo näitä työkaluja, Trello istuu helposti työnkulkuun.
Trellon ilmainen versio riittää useimmille yksityiskäyttäjille: kymmenen taulua, rajattomat kortit ja listat.
Kumpi pienyrittäjälle?
Valitse Trello jos:
- Tarvitset vain tehtävälistan päivittäiseen työhön
- Arvostat nopeutta ja yksinkertaisuutta
- Projektisi on lineaarinen ja selkeä
Valitse Notion jos:
- Tarvitset laskutusseurantaa ja asiakastietoja samassa paikassa
- Sinulla on paljon dokumentoitavaa prosessitietoa
- Haluat yhden alustan joka kattaa kaiken
Konkreettinen esimerkki: freelance-graafikko, joka hoitaa useita asiakkaita kuukaudessa. Trello pyörittää aktiiviset projektit - sarake per vaihe, kortti per toimeksianto. Notion hoitaa kaiken muun: asiakasrekisteri, sopimuspohjat, hinnoittelulaskuri omana tietokannanaan. Kumpikin tekee mitä tekee parhaiten.
Molempia voi käyttää yhdessä: Trello päivittäiseen tehtävälistaan, Notion strategiseen tietopohjaan. Tämä ei ole kallis ratkaisu: Trello ilmaisena ja Notion Plus 8 eurolla kuukaudessa kattaa lähes kaikki tarpeet.
Hinnoittelu
| Suunnitelma | Notion | Trello |
|---|---|---|
| Ilmainen | Rajattu (1 000 blokkia) | 10 taulua |
| Plus | €8/kk | Standard €5/kk |
| Business | €15/kk | Premium €10/kk |
Trellon ilmainen riittää yksityiskäyttöön. Notionin ilmainen on rajoitettu mutta toimiva testaukseen.
FAQ
Voinko käyttää molempia? Kyllä, ja se on suositeltavaa. Käytä Trello päivittäiseen tekemiseen ja Notion pitkäntähtäimen suunnitteluun ja dokumentointiin.
Kumpi on parempi etätyöhön? Kumpikin tukee yhteistyötä reaaliaikaisesti. Trello on nopeampi oppia uusille tiimin jäsenille. Notion tarjoaa syvemmän dokumentaation mutta vaatii enemmän opettelua.
Entä jos haluan ilmaisen vaihtoehdon? Trello ilmainen on paras ilmainen vaihtoehto useimmille käyttäjille. Notion ilmainen on rajoitettu mutta toimiva kokeiluun.
Miten aloitan Notionin? Mene notion.so, rekisteröi ilmainen tili, ja valitse valmiista malleista (templates) yksi joka vastaa tarvettasi. Notion tarjoaa malleja muun muassa projektinhallintaan, CRM:ään ja henkilökohtaiseen tuottavuuteen.
Kumpi sopii paremmin yksinyrittäjälle jolla on useita asiakkaita? Notion. Kun asiakkaat, laskut ja projektien tila pitää olla näkyvissä yhdessä paikassa, Notionin tietokantarakenne on huomattavasti tehokkaampi kuin Trellon kortit. Trello sopii paremmin kun käynnissä on yksi projekti kerrallaan.